怎么样才能提高excel的效率？

前排提示：文章有点长，都是干货，分为技能教学和财务报表讲解，可以先点赞收藏后看。

财务分析，一般都是以企业为单位，你别看那几个财务在那埋着头，他们做的可是全公司的大事！

比如有一天，我正在极其认真地研究一份财务报告，忽然听到背后老大幽幽的一句：看这么仔细看啥？这数一看就有问题。

财务高手，其实说白了，也就是数据高手。想做好财务工作，那就势必要用好数据工具：如Excel、BI工具、报表工具等等。

我们分2块来说明白。

第一块，讲一下excel技能。

我看很多答主都说什么快捷键，这是我非常不满意的答案，真正的工作中这哪是必备？你怎么不说求和也是必备？

我们只把Excel作为一个数据中转站，最后的财务展示肯定不可能用它，所以别那么花里胡哨。

我和多位财务总监打过交道，我就想说Excel的数据录入和数据分析才是真正实用的功能，而用好这些，足够成为让你打开一家企业财务岗位的敲门砖。

Excel的数据录入和分析，必然离不开公式，话放在这里，搞定了公式，就把财务工作搞定了80%。

1、IF函数

用途：根据逻辑真假返回不同结果

函数公式：

=IF（测试条件，真值，[假值]）

函数解释：

当第1个参数“测试条件”成立时，返回第2个参数，不成立时返回第3个参数。IF函数可以层层嵌套，来解决多个分支逻辑。

▲举例：80分以上的晋级，低于80分的补考，低于50分的淘汰

函数公式示例：

=IF(B2<80,IF(B2<50,"淘汰","补考"),"晋级")

2、SUMIF函数

用途：对一个数据表按设定条件进行数据求和

函数公式：

=SUMIF（区域，条件，[求和区域]）

函数解释：

参数1：区域，为条件判断的单元格区域；

参数2：条件，可以是数字、表达式、文本；

参数3：[求和区域]，实际求和的数值区域，如省略则参数1“区域”作为求和区域。

▲举例：求货品1的销售额总和

函数公式示例：

=SUMIF(B:B,"货品1",D:D)

3、SUMIFS函数

函数公式：

=SUMIFS(求和区域,区域1,条件1,[区域2],[条件2],……)

函数解释：

第1个参数是固定求和区域。区别SUMIF函数的判断一个条件，SUMIFS函数后面可以增加多个区域的多个条件判断。

▲举例：求上海地区货品2的销售额

函数公式示例：

=SUMIFS(D:D,A:A,"上海",B:B,"货品2")

4、VLOOKUP函数

用途：用于在某区域内查找关键字返回后面指定列对应的值。

函数公式：

=VLOOKUP（查找值，数据表，列序数，[匹配条件]）

函数解释：

相当于=VLOOKUP（找什么，在哪找，第几列，精确找还是大概找一找）

最后一个参数[匹配条件]为0时执行精确查找，为1（或缺省）时模糊查找，模糊查找时如果找不到则返回小于第1个参数“查找值”的最大值。

▲精确查找：精确查找举例：查询某员工工资

函数公式示例：=VLOOKUP(E2,A:C,3,0)

▲模糊查找：将员工收入划分等级，工资低于6000属低收入，6000-8000中等收入，8000以上高收入。

函数公式示例：

=VLOOKUP(C2,$F$4:$G$6,2,1)

5、MID函数

用途：截取一个字符串中的部分字符。有的字符串中部分字符有特殊意义，可以将其截取出来，或对截取的字符做二次运算得到我们想要的结果。

函数公式：

=MID（字符串，开始位置，字符个数）

函数解释：

将参数1的字符串，从参数2表示的位置开始，截取参数3表示的长度，作为函数返回的结果。

▲举例：根据身份证号码，自动获取出生日期，=TEXT(身份证号，"0-00-00")这里的TEXT函数作用是将MID取出的8位数按0-00-00的格式输出显示。

函数公式示例：

=TEXT(MID(B2,7,8),"0-00-00")

6、DATAEIF函数

用途：计算日期差，有多种比较方式，可以计算相差年数、月数、天数，还可以计算每年或每月固定日期间的相差天数、以及任意日期间的计算等，灵活多样。

函数公式：

=DATEDIF(开始日期，终止日期，比较单位)

函数解释：

参数1须小于参数2，即开始日期小于终止日期，否则会出错；

参数3可以是以下几种，分别代表不同的计算方式：

▲举例：计算相差年数，如计算年龄、工龄等

函数公式示例

=DATEDIF(B2,TODAY(),"Y")

7、SUMPRODUCT函数

用途：一般用于某一条件或多个条件的求和、计数等

函数公式：

=SUMPRODUCT（数组1，……）

函数解释：

它的参数由多个相同维度的数组组成，将数组间对应元素相乘并返回乘积之和。

当数组为逻辑数组{TRUE，……TRUE，……}可以用来当做判断条件或计数用，当数组为数值数组{数值，……数值，……}该数组就可以实现求和。

▲举例：求地区某产品发货次数

函数公式示例：

=SUMPRODUCT((A2:A11="上海")*(B2:B11="货品2"))

8、RANK函数

用途：用于排名计算。

函数公式：

=RANK（数值，引用，[排位方式]）

函数解释：

参数1，是参与排名的数值；

参数2，是排名的数值区域；

参数3，是表示升序还是降序排名，为0或忽略时从高到低排名，为非0时从低到高排名。

▲举例：将员工的工资从高到低进行排名

函数公式示例：

=RANK(C2,$C$2:$C$7)

基本上就是上面这些了，对于财务人员来说，这才是最核心的技能。

第二块，讲一下更深入的内容，财务报表分析，一个财务人离不开的话题。

财务报表分析是任何一个企业都不可轻视的工作，然而对于很多刚刚入门的新手来说，刚拿到一张财务报表往往是一脸懵逼的，那么如何来分析账务报表呢？怎么样才能确定公司的财务是健康的呢？

其实答案就在报表中，学会财务报表分析，就能找到隐藏在报表中的秘密。

一、财务报表到底怎么做才好！

老板们真正关心的是能直观体现企业的经营状况：盈利能力、营运能力、偿债能力、发展能力的财务分析报表。

先贴出三张根据不同商业需求做出的可视化财务分析报表，其通过多维度、全方面的可视化图表，让领导们快速准确的掌握公司运营现状，为公司未来风险控制和财务决策提供有效依据！

那么如何做出上述三种高质量财务分析报表呢？

我用的是企业级报表软件Finereport，它好不好不能靠嘴说，得你看完才知道。

1、看菜下碟做分析

首先，你的财务分析要想引起老板领导们的兴趣，就要站在他们的立场出发，来分析数据。

2、可视化表达报表数据

能用一张图表达清楚数据信息的，尽量不要用密密麻麻的数字表。

如下公司资产负债表。显然上图更能一目了然看清楚结构，避免了研究。

3、搭建成经营驾驶，以便及时监控

如开头提到的驾驶舱报表。

4、用听得懂的语言汇报领导/老板关注的数字

财务人员总是习惯用会计科目和语言还有一些财务比率去说明一个问题，没有注意和领导沟通的共同语言。时间长了领导听不懂，会计人员也不愿意再说了，慢慢就造成了沟通上的障碍，一点点的会对会计的工作不利，做的许多事情他听不懂，工作就不会得到领导的理解和赞同。

因此要有针对性地和领导沟通，要知道他存在哪些盲点，给领导讲明白，其次能用简单通俗的话把会计说明白。比如现金银行存款就不用说了可以统称为现金或者钱，应收账款和其他应收款就是和销售产品直接相关和间接相关的事，把这些科目都说成欠款，把科目都翻译成生活中的俗语，固定资产你把它说成买的什么设备这个领导很清楚，就更加通俗了。

二、财务报表分析的方法

1、垂直分析：

主要是分析总体与部分之间的比例，对于某个项目占总体报表项目的比重，又叫做结构分析。

第一步，首先计算确定财务报表中各项目占总额的比重或百分比。第二步，通过各项目的占比，分析其在企业经营中的重要性。一般项目占比越大，其重要程度越高，对公司总体的影响程度越大。第三步，将分析期各项目的比重与前期同项目比重对比，研究各项目的比重变动情况，对变动较大的重要项目进一步分析。FineReport制作的品类垂直分析

2、水平分析

主要是横向分析报表中变化率最大的项目，将财务报表各项目报告期的数据与上一期的数据进行对比，分析企业财务数据变动情况。

水平分析进行的对比，一般不是只对比一两个项目，而是把财务报表报告期的所有项目与上一期进行全面的综合的对比分析，揭示各方面存在的问题，为进一步全面深入分析企业财务状况打下了基础，所以水平分析法是会计分析的基本方法。

3、趋势分析

趋势分析，是一种长期分析，计算一个或多个项目随后连续多个报告期数据与基期比较的定基指数，或者与上一期比较的环比指数，形成一个指数时间序列，以此分析这个报表项目历史长期变动趋势，并作为预测未来长期发展趋势的依据之一。

趋势分析法既可用于对会计报表的整体分析，即研究一定时期报表各项目的变动趋势，也可以只是对某些主要财务指标的发展趋势进行分析。

4、比率分析

将两个财务报表数据相除得出的相对比率，分析两个项目之间的关联关系。

财务比率一般分为四类：盈利能力比率，营运能力比率，偿债能力比率，增长能力比率。

5、因素分析

又称连环替代法，用来计算几个相互联系的驱动因素对综合财务指标的影响程度的大小。比如，销售收入取决于销量和单价两个因素，企业提价，往往会导致销量下降，我们可以用因素分析来测算价格上升和销量下降对收入的影响程度。

6、比较分析

包括两个方面，一是企业内部的指标数据分析，比如销售额；二是和最主要的竞争对手进行对比分析，内容包括竞争力、财务能力等。

三、如何建立企业的财务分析平台

一个能成功运作并带来效益的分析体系，往往需要主数据管理，数据仓库搭建，分析平台，指标梳理等一系列环节支撑。

我们给很多企业做过这样的数据分析项目，财务往往是大部分企业最先切入的模块，成为数据中心、利润中心等等。

这里体系的讲讲，分享一些经验。

首先，要想清楚解决什么问题，比如从组织管理的人、财、物、信息等几个要素出发，是想减少人力浪费？减少生产环节浪费？降低库存积压？提高营运效率？。长远来看，想要达到什么状态，支撑个业务部门数据化运营？承担数据中心的角色？

其次，实现以上需要输出什么样的报表，形成什么样的应用，手头有哪些数据。

上面是业务层面的，需要形成业务方案。想清楚之后就是数据层面，需要：

统一数据标准和规则——主数据管理搭建支撑分析的数据中心——数据仓库

然后是报表规划、指标梳理、分析模型的搭建、可视化。

整体规划

首要是实现业务数据的分析自动化、可视化。

以下是常规分析平台的技术框架

搭建报表平台体系

梳理指标形成库

财务分析应用

财务综合分析

相关报表展示

上面的图都是由FineReport制作！